Skip to content
Etusivu Tietosuoja Henkilötietojen käsittely Kämppishaku-palvelussa

Henkilötietojen käsittely Kämppishaku-palvelussa

1) Rekisterinpitäjä

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01

Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi

2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste

Kämppishaussa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistää kaksi tai useampi asunnonhaki-ja Hoasin asunnonhakuprosessissa samaan huoneistoon generoimalla hakijoille yhteinen kämppis-hakukoodi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai Hoasin oikeutettuun etuun.

3) Käsiteltävät henkilötiedot

Kämppishaku-palvelussa käsitellään seuraavia tietoja asiakkaasta: etunimi, sukunimi, sukupuoli, profiilikuva, syntymäaika, puhutut kielet, tieto lemmikkieläimistä, tieto tupakoinnista, opiskelupaikka ja -toimipiste, nykyinen asuinpaikkakunta, sähköpostiosoite, vapaamuotoinen esittely itsestä, toiveet asunnolle, luonne ja tavat, toiveet kämppikselle, hakukonekriteerejä.

4) Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä tämän käyttäessä palvelua tai ne saadaan kolman-nelta osapuolelta (Facebook). Palveluun rekisteröidytään Facebookin kautta ja tässä yhteydessä Facebook luovuttaa meille tiettyjä sinun Facebookiin syöttämiäsi tietoja (nimesi ja profiilikuvasi) se-kä joitakin teknisiä tietoja. Lisäksi käyttäjään liittyviä tietoja kerätään käyttäjältä itseltään tämän käyt-täessä palvelua.

5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Kämppishaun tietoja säilytetään Microsoftin Azuressa EU:n alueella. Tietoliikenneyhteydet henkilö-tietoja sisältäviin tietokantoihin on suojattu yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin. Palvelun rapor-toinnissa tiedot on pseudonymisoitu. Pääsy käyttäjien tietoihin on rajattu vain sovelluskehitystä te-kevien kolmannen osapuolen asiantuntijoille, jotka kehittävät ja ylläpitävät tätä nimenomaista palve-lua. Hoasin henkilökunnalla ei ole pääsyä näihin tietoihin. Palvelimelle kertyviä loki- tai metatietoja käytetään ainoastaan palvelun teknisten ongelmien selvittämiseen ja mahdollisten väärinkäytösten tutkintaan viranomaisten taholta.

Kämppishaun tiedoista viedään Hoasin Hakija- ja asukasrekisteriin vain kämppiskoodi. Henkilöre-kisterin käyttö Hoasilla edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta vält-tämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapito-velvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaa-tioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.

6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus

Kämppishaun henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä henkilötietoja käytetä markki-nointitarkoituksiin.

7) Henkilötietojen säilytysajat

Rekisteröityneen käyttäjän henkilötietoja säilytetään yksi vuosi viimeisen sisäänkirjautumisen jäl-keen. Rekisteröitynyt henkilö voi halutessaan poistaa omat tietonsa välittömästi kirjautumalla sisään palveluun ja poistamalla oman käyttäjätilin.

8) Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynyt käyttäjä voi itse tarkistaa omat henkilötietonsa kirjautumalla palveluun. Käyttäjä voi keskeyttää omalta osaltaan palvelun käytön. Käyttäjä voi myös koska tahansa peruuttaa suostu-muksensa henkilötietojen käsittelyyn ja poistaa oman käyttäjätilinsä palvelusta kokonaan. Mikäli tietoja ei päivitetä ja palvelu on käyttämättä yli vuoden, käyttäjän tili kaikkine tietoineen poistetaan lopullisesti.

Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustusoikeus soveltuu tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin oikeutettuun etuun ja Hoasilla on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei ole olemassa huomattavan tär-keää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisäksi joissakin tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada Hoasia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

Käyttäjällä on oikeus saada itseensä liittyvät, Hoasille toimittamansa henkilötiedot, koneellisesti luettavassa muodossa ja hänellä on oikeus siirtää tiedot toiselle rekisteripitäjälle Hoasin estämättä.

9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Hakijalla tai asukkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuoja-valtuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tee asuntohakemus