Skip to content
Etusivu Informationsskyddsprinciper

Informationsskyddsprinciper

Sparande av personuppgifter

Hoas fäster speciell uppmärksamhet vid beskyddandet av kundens integritet och personliga uppgifter. Uppgifterna hanteras i olika register, t.ex. i ansökningsregistret och registret över hyresgäster. Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökande och invånare.

Det har gjorts en registerbeskrivning över registren, i vilken uppges vilka uppgifter som har samlats i registret. Mera information om hur vi hanterar dina personuppgifter i de olika skedena, då du är bostadsökande eller invånare hos oss, får du genom att kontrollera vår dataskyddsbeskrivning. Som registeransvarig hanterar Hoas uppgifterna lagligt och noggrant och följer god sed för informationsbehandling och fungerar i övrigt så att den registrerades integritetsskydd inte äventyras.

Behandling av personuppgifter gällande bostadssökande och invånare vid Hoas

1) Registeransvarige

Helsingforsregionens studentbostadsstiftelse sr (nedan Hoas)
FO-nummer 0116514-9
Norra Järnvägsgatan 29, 00100 Helsingfors
PB 799, 00101 Helsingfors
Tel. +358 (09) 5499 01

Kontaktperson:
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi

2) Personuppgifternas användningsändamål och behandlingens grund

Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att
vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökande och invånare. Om personuppgifterna inte tillhandahålls leder det till att vi som hyresvärdar inte kan sköta våra skyldigheter och förbindelser,
vilket i sin tur leder till att ett hyresavtal inte kan ingås eller att ett redan ingått hyresavtal inte kan
fortsätta.

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är uthyrning av bostäder och bilplatser, bostadsrådgivning och invånarverksamhet samt administration och utveckling i samband med detta, skötsel
och utveckling av kundförhållanden, förvaltning av hyresavtal samt ansvar för hyresvärdens rättigheter och skyldigheter. Personuppgifter behövs även för skötsel av hyror, garantier och övrig fakturering samt indrivning, för upprätthållning av betalningsuppgifter samt upprätthållning av studieanteckningar och invånarkontakten, för skötsel av bostädernas och fastigheternas underhåll, för skötsel av felanmälnings-, reparations-, gransknings- och bytessituationer, för reservationer av bastu
och tvättstuga, för trapphuslistor och motsvarande ändamål.

Vi använder de sökandes och invånarnas personuppgifter även för att skicka meddelanden och elektroniska infobrev.

De sökandes och invånarnas personuppgifter används endast i undantagsfall i systemtestning om säkerställandet av systemets utveckling och funktionalitet så kräver.

Vi kan samla in kameraövervakningsuppgifter för att säkerställa säkerheten och rättsskyddet i Hoas kontor och fastigheter samt på deras gårdar såsom i närheten av ingångar, avfallspunkter och parkeringar. Vi använder uppgifterna för utredning av brotts- och olycksfall. Vi informerar om kameraövervakningen på skyltar i de utrymmen och områden där kamerorna finns.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på avtalsförhållandet, lagstiftningens krav eller Hoas eller kundens berättigade intresse. Då behandlingen grundar sig på berättigat intresse är det berättigade intresset något av följande:
• Säkerställande av allmän säkerhet
• Säkerställande av invånarnas rättsskydd
• Skyddande av Hoas egendom
• Utveckling av Hoas verksamhet
• Säkerställande av funktionaliteten i Hoas datasystem.

3) Personuppgifter som behandlas

Vi behandlar den sökandes/invånarens, hens eventuella vårdnadshavares, medsökandes/medboendes personuppgifter samt personuppgifterna för eventuell annan betalare av garantiavgiften, annan hyresbetalare och intressebevakare som är nödvändiga för att genomföra de syften
vi angett.

I registret behandlas följande av de sökandes personuppgifter:
Den sökandes förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, passets nummer och/eller EU-identitetskortets nummer, adress, e-postadress, telefonnummer, kön, nationalitet, kontaktspråk, månadsinkomst, förmögenhet och studielån, notering om kredituppgifterna, uppgifter gällande studierna, kundnummer.

Ifall den sökande är under 18 år behandlas vårdnadshavarens förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, nationalitet, kontaktuppgifter, notering om kredituppgifterna.

Ifall den sökande har familj eller bor tillsammans med en kompis behandlas medsökandens (=andra sökande) och barnens förnamn och efternamn, personbeteckningar eller födelsetider, nationalitet, medsökandes passnummer och/eller EU-identitetskortets nummer, kön, kontaktspråk, månadsinkomster, förmögenhet och studielån, notering om kredituppgifter, uppgifter gällande studier, kundnummer.

Om den sökande har en intressebevakare, behandlas intressebevakarens förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, kontaktuppgifter.
Dessutom behandlas uppgifterna som sparas via den elektroniska boastadsansökningsblanketten gällande den nuvarande bostaden, önskemål gällande bostaden som ansöks och orsaken till ansökan av bostad.

I registret behandlas följande av invånarnas personuppgifter:
Invånarens kundnummer, förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, passets nummer och/eller EU-identitetskortets nummer, adress och ny adress då invånarens flyttar bort från
Hoas, e-postadress, telefonnummer, kön, nationalitet, kontaktspråk, uppehållstillstånd, månadsinkomster, förmögenhet och studielån, notering om kredituppgifter, uppgifter om studier, bankkontots
nummer, garanti, uppgifter om erläggandet av garantin, och hyran, uppgifter gällande hyresfakturering och betalning av hyran, uppgifter om andra faktureringar och betalningar gällande hyresförhållandet, uppgifter om indrivning, utlämningsförbud av uppgifter.

Ifall invånaren är under 18 år behandlas dennes vårdnadshavares förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, nationalitet, kontaktuppgifter, notering om kredituppgifterna.

Ifall den sökande har familj eller bor tillsammans med en kompis behandlas medinvånarens och barnens förnamn och efternamn, personbeteckningar eller födelsetider och nationalitet samt medsökandens kundnummer, passets nummer och/eller EU-identitetskortets nummer, kön, kontaktspråk,
uppehållstillstånd, månadsinkomster, förmögenhet och studielån, notering om kredituppgifter, uppgifter om studier, bankkontots nummer, garanti samt uppgifter om erläggandet och faktureringen av
garantin, och hyran samt uppgifter gällande hyresfakturering och betalning av hyran, uppgifter om andra faktureringar och betalningar gällande hyresförhållandet, uppgifter om indrivning, utlämningsförbud av uppgifter.
Ifall betalaren av garantin eller hyran är någon annan än invånaren behandlas den avvikande betalarens förnamn och efternamn/företagsuppgifter, kontaktuppgifter.

Om invånaren har en intressebevakare behandlas intressebevakarens förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, kontaktuppgifter.
Gällande andrahandshyresgästen behandlas förnamn och efternamn, personbeteckning eller födelsetid, adress, telefonnummer, e-postadress, kön.
För invånarnas del behandlar vi förutom de ovannämnda uppgifterna även följande uppgifter: hyresavtalsuppgifter, faktureringsadress, uppgifter gällande bostaden som hyrs, kontakt under hyrestiden
inklusive reklamationer och respons samt övrig kontakt gällande kundförhållandet och annat relevant samband samt uppgifter om deltagande i boendekommittéernas verksamhet, nyckeluppgifter
samt passageuppgifter ifall bostaden har ett elektroniskt låssystem.
Känsliga uppgifter behandlar vi endast då uppgifterna erhållits från den sökande eller invånaren själv, till exempel för granskning av bostadsrätten eller motsvarande syfte, begränsat från andra tillåtna källor så som från myndigheter.

Kameraövervakningsuppgifterna innehåller uppgifter över personer som rör sig på kamerornas övervakningsområde. Förutom videoinspelningen lagras datum och klockslag i registret.

3.1) Metadata samlas in med hjälp av cookies

Hoas använder cookies (kakor) på sin webbsajt med adressen Hoas.fi. Hoas och dess tjänsteleverantörer samlar metadata om hur Hoas.fi-sajten används, det vill säga observerade och härledda data så som en IP-adress kopplad till användaren, nätsidan därifrån personen har gått till Hoas.fisajten, modell och operativsystem för användarens terminal, data om de Hoas-cookies som har lagrats på användarens apparat, tidpunkten och varaktigheten för en session på Hoas.fi-sajten samt information om vilka sidor på Hoas.fi-sajten användaren har besökt.

Hoas samlar in uppgifter som i samband med normalt underhåll av webbsajten lagras i loggdata.

Med hjälp av Hoas egna och tjänsteleverantörers cookies samlas dessutom analysdata om användningen av Hoas.fi-sajten. Hoas använder Google Analytics–analystjänst. De insamlade uppgifterna
innehåller aldrig personens namn, personnummer eller motsvarande identifierande uppgifter. Hoas försöker inte heller utnyttja dessa metadata för att identifiera den enskilda besökaren på Hoas.fisajten

4) Regelrätta uppgiftskällor

Den sökandes, hens eventuella vårdnadshavares, medsökandes och barns uppgifter får vi av den sökande själv då hen fyllt i och skickat in bostadsansökningsblanketten och dess bilagor via Hoas
hemsida. I samband med granskningen av ansökan lägger vi till en notering om kredituppgifterna som vi får från Suomen Asiakastiedo Oy:s register.
Personuppgifterna för utbytesstuderanden vid Helsingfors universitet får vi från universitetet.

Invånarnas uppgifter får vi från bostadsansökningsblanketten, dess bilagor och hyresavtalet. Studieuppgifterna får vi från studieregisterutdraget som invånaren skickar och uppgifter om invånarens kontakter via personlig kontakt, per telefon och e-post. Meddelanden om bostadens reparations- och
servicebehov får vi från invånaren själv. I samband med uppsägningen av hyresavtalet ger invånaren sin nya adress.

Andrahandshyresgästens uppgifter får vi från huvudhyresgästen.
Kameraövervakningsuppgifterna lagras automatiskt då en person kommer till övervakningsområdet medan kameran är i funktion.

5) Skydd av personuppgifter och informationssäkerhet

Personuppgifterna lagras i övervakade och bevakade utrymmen. Datakommunikationen till databaser som innehåller personuppgifter skyddas med krypterad anslutning och relevant autentisering.

Databaserna och systemen som dessa använder är skyddade genom tekniska och administrativa
metoder.

Användningen av personregister förutsätter alltid inloggningsuppgifter och lösenord. Åtkomsträtten definieras från fall till fall beroende på vad som är nödvändigt för uppgiften som ifrågavarande arbetstagare har vid en viss tidpunkt. Personalen har utbildats för en informationssäker behandling av
uppgifterna och de har tystnadsplikt. Tredje parts organisationer som behandlar personuppgifter är förbundna vid tystnadspliktavtal dem emellan.

6) Regelrätt utlämning av registeruppgifter

Hyresavtalets personuppgifter utlämnar vi regelrätt till Fpa gällande hyresgäster som är studerande samt uppgifter om deras storlek på hyran och hyresobjektet. (Lag om studiestöd 41 § och förordningen om studiestöd 22 §).
Till Fpa och socialbyrån utlämnar vi regelrätt utredningar om deras erlagda garantibetalningar som Hoas vid upphörandet av hyresförhållandet realiserat antingen delvis eller helt.

Till läroanstalterna överlämnar vi som regel uppgifter om deras inskrivna utbyteselevers avtalsförhållanden samt annan viktig relaterad information även gällande obetalda hyror.

Till Svea Perintä Oy utlämnar vi regelrätt uppgifter om de hyresgäster vars indrivning av skulder ges på uppdrag till dem (gäldenärens personuppgifter och skulderna som indrivs av denna).

Till Telia Finland Oyj och DNA Oyj utlämnar vi regelrätt uppgifter om hyresgäster (personuppgifter) då en internetanslutning öppnas, avslutas eller underhålls.

Till Securitas Oy utlämnar vi regelrätt uppgifter om hyresgästerna (personuppgifter) för dörröppningstjänster.

Till Tehomen Oy utlämnar vi regelrätt uppgifter (namn- och adressuppgifter) om alla hyresgäster av parkeringsplatser i fastigheter som ligger i Berlingatan 5, Brysselgatan 3 och Rörstrandsgatan 3.

Uppgifterna används för fjärrkontroll av värmestolpar och laddning servicen av elbilar.

Till Tapiolan Lämpö Konserni utlämnar vi regelbundet uppgifter (namn-, adress- och telefonnummeruppgifter samt parkeringsplatsens nummer) om alla hyresgäster av parkeringsplatser i fastigheterna belägna i Anna Sahlsténs gatan 4. Uppgifterna används för att öppna lyftdörren till parkeringshuset.
Till Matinkylä Huolto Oy utlämnar vi regelbundet uppgifter (namn, e-postadress och telefonnummer) om hyresgäster av parkeringsplatser i fastigheten belägna bredvid Rantaharju 10. Uppgifterna används för att öppna lyftdörren till parkeringshuset per telefon.

Till Busholmens Parkering Ab utlämnar vi regelrätt uppgifter (namn- och adressuppgifter samt bilens registernummer) om Hoas hyresgäster som använder parkeringsplatser i Rokkiparkki. Uppgifterna
används för ett nyckelkort och en PIN-kod.

Till varje samarbetspartner med ett ikraftvarande service- och underhållsavtal gällande fastigheten utlämnar vi uppgifter om hyresgästerna (namn-, adress- och kontaktuppgifter) för att ta reda på remontbehov och att utföra reparationsarbeten i lägenheterna.

På fastigheternas elektroniska infotavla publicerar vi dagligen uppdaterade trapphuslistor med lägenhetens nummer samt invånarens efternamn och på icke-elektroniska infotavlor tre gånger om
året.

Till kommunerna utlämnar vi regelrätt uppgifter om valet av hyresgäster enligt 4a – 4d § i aravabegränsningslagen, enligt 11a – 11d § i lagen om räntestöd för hyresbostadslån och bostadsrättshuslån samt statsrådets förordning om val av hyresgäster till arava- och räntestödshyresbostäder.

Kameraövervakningens uppgifter utlämnar vi inte förutom då polisen eller annan berättigad myndighet separat enligt lagstadgade syften skriftligen kräver att få tillgång till specificerade uppgifter i kameraövervakningen.
Andra personuppgifter utlämnar vi inte.

7) Personuppgifternas bevaringstid

Den sökandes uppgifter lagras i registret under ansökans giltighetstid varefter de överförs till historikuppgifterna. Ifall ansökan inte leder till erhållande av bostad lagras historikuppgifterna i tre år. Ifall
ansökan leder till erhållande av bostad lagras historikuppgifterna lika länge som invånaruppgifterna.

Invånarens uppgifter lagras i registret under hyresavtalets giltighetstid varefter de överförs till historikuppgifterna. Invånarnas historikuppgifter lagras i registret i tio år från att hyresavtalet har upphört
och då bägge parter har utförts skyldigheterna gällande hyresförhållandet.

Efter bevaringstiden förstörs dokumenten på vederbörligt sätt.

Kameraövervakningens uppgifter lagras i högst ett år om inte utarbetande, presentation eller försvarande av eventuella juridiska krav förutsätter längre bevaringstid.

8) Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

I den händelse att personuppgifter överförs utanför EU eller EES förutsätts de personuppgiftshanterare som tar emot data följa reglerna för personuppgiftsbehandling i EU:s allmänna dataskyddsförordning och tillbörliga skyddsåtgärder vidtas för att säkerställa att dataskyddet håller tillräckligt hög
nivå. Den registrerade har rätt att få mer information om överföring av personuppgifter till tredje land,
och om de tillbörliga skyddsåtgärder som är i användning, genom att kontakta den kontaktperson vid
Hoas som nämndes i början av denna redogörelse.

9) Den registrerades rättigheter

Den registrerade kan använda sina rättigheter nedan genom att framföra en personlig eller skriftlig begäran om genomförandet av rätten till Hoas. En skriftlig begäran gällande verkställandet av rättigheterna skickas till vår kundbetjäning per e-post: privacy@hoas.fi eller per post till adressen Hoas,
Privacy, PB 799, 00101 Helsingfors. För att verkställa rättigheterna krävs fastställande av identiteten och den registrerade kan ombes specificera sin begäran.

9.1) Den registrerades rätt att kontrollera personuppgifter om sig själv

Den sökande och invånaren har rätt att få en bekräftelse av Hoas på att personuppgifter om dem själva behandlas eller inte behandlas.

Kameraövervakningsuppgifter och logguppgifter gällande användningen av systemen utlämnas inte eftersom materialet skulle innehålla även andra personers personuppgifter eller kräva oskäligt besvär.

Utövandet av insyn genomförs inom cirka en månad och senast inom tre månader från att begäran
framställts.

Vi lämnar uppgifterna i form av en kopia personligen mot fastställande av identitet eller på annat skyddat pålitligt sätt genom identifiering. På elektronisk begäran svarar vi elektroniskt om det är möjligt med tanke på informationssäkerheten.

Om begäran är klart ogrundad eller oskälig, särskilt om de framställs upprepade gånger eller om flera kopior begärs, kan vi som registeransvarig indriva en skälig avgift baserad på administrativa kostnader för genomförandet av begäran eller vägra genomföra begäran.

9.2) Rättelse eller radering av personuppgifter samt rätten att få den registeransvarige att begränsa behandlingen av personuppgifterna

Den sökande och invånaren kan be om rättelse av en felaktig uppgift varmed vi beslutar om rättelse av uppgiften. Vi kan utföra rättelse av uppdagad felaktig uppgift då vi erhållit korrekt uppgift av personen själv eller från annan pålitlig källa.

Den sökande och invånaren har rätt få personuppgifter om dem själva raderade från registret (rätten att bli bortglömd) då bevaringstiden upphört, om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som personuppgifterna insamlats, om du invänder mot behandling som inte har grundade skäl eller om personuppgifterna har behandlats olagligt eller om Hoas enligt lagen är skyldig att radera uppgifterna. Som registeransvarig beslutar Hoas i enlighet med vid tidpunkten ikraftvarande lagstiftning om radering av uppgifterna utan oskäligt dröjsmål.

Den sökande och invånaren har rätt att be Hoas begränsa behandlingen av personuppgifter om
• Hoas inte längre behöver ifrågavarande personuppgifter för behandlingsändamål, men om
den sökande eller invånaren behöver dem för utarbetande, presentation eller försvar av juridiskt krav,
• den sökande eller invånaren har invänt mot behandling av personuppgifter i väntan på fastställande om registeransvariges berättigade grunder åsidosätter deras grunder
• den sökande eller invånaren väntar på vårt svar på begäran om rättelse eller radering av
dina uppgifter,
• behandlingen är olaglig och den sökande eller invånaren invänder mot radering av sina personuppgifter och kräver att deras användning istället begränsas.

Om behandlingen är begränsad på ovannämnda grunder får dessa personuppgifter, förutom att lagras, behandlas endast med den sökandes eller invånarens samtycke eller för att utarbeta, presentera eller försvara ett juridiskt krav eller för att skydda en annan fysisk persons eller juridisk persons
rättigheter eller på grund av viktigt allmänt intresse.

9.3) Rätt att invända mot behandling i samband med särskilda personliga skäl

Den sökande och invånaren har rätt att på grund av personliga särskilda skäl invända mot behandlingsåtgärder som vi riktar mot personuppgifterna inom ramarna för registeransvariges berättigade intresse.

I krav gällande invändning ska man specificera de grunder som invändningen mot behandlingen grundar sig på till den här registerbeskrivningens registeransvariges kontaktperson (sida 1). Hoas
kan vägra genomförandet av begäran om invändning i enlighet med lagstiftningen.

9.4) Personens rätt till dataportabilitet

Den sökande och invånaren har rätt att få ut de egna personuppgifterna, som hen tillhandahållit Hoas och som vi behandlar enligt avtalsförhållandet, i maskinläsbart format direkt överfört till en annan registeransvarig om det är tekniskt möjligt och säkert.

Om överföringen inte är tekniskt möjlig eller säker kan den sökande eller invånaren själv i enlighet med rätten till insyn tillhandahålla de egna mottagna personuppgifterna till en annan registeransvarig om så önskas.

10) Rätten att lämna in klagomål hos en tillsynsmyndighet

Den sökande eller invånaren har rätt att lämna in klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (Dataombudsmannen, Bangårdsvägen 9, PB 800, 00521 Helsingfors eller tietosuoja@om.fi) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetar, ifall hen anser att
hens personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpad dataskyddslagstiftning.

11) Ändringar i den här dataskyddsbeskrivningen

Den här dataskyddsbeskrivningen kan uppdateras från och till t.ex. då lagstiftningen ändras. Den här dataskyddsbeskrivningen har senast uppdaterats den 3.1.2023.

Ansök om bostad