Skip to content
Framsida Informationsskyddsprinciper

Sparande av personuppgifter

Hoas fäster speciell uppmärksamhet vid beskyddandet av kundens integritet och personliga uppgifter. Uppgifterna hanteras i olika register, t.ex. i ansökningsregistret och registret över hyresgäster. Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökande och invånare.

Det har gjorts en registerbeskrivning över registren, i vilken uppges vilka uppgifter som har samlats i registret. Mera information om hur vi hanterar dina personuppgifter i de olika skedena, då du är bostadsökande eller invånare hos oss, får du genom att kontrollera vår dataskyddsbeskrivning. Som registeransvarig hanterar Hoas uppgifterna lagligt och noggrant och följer god sed för informationsbehandling och fungerar i övrigt så att den registrerades integritetsskydd inte äventyras.

Behandling av personuppgifter gällande bostadssökande och invånare vid Hoas

1) Registeransvarige

Helsingforsregionens studentbostadsstiftelse sr (nedan Hoas)
FO-nummer 0116514-9
Norra Järnvägsgatan 29, 00100 Helsingfors
PB 799, 00101 Helsingfors
Tel. +358 (09) 5499 01

Kontaktperson:
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi

2) Personuppgifternas användningsändamål och behandlingens grund

Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökanden och invånare. Om personuppgifterna inte tillhandahålls leder det till att vi som hyresvärdar inte kan sköta våra skyldigheter och förbindelser, vilket i sin tur leder till att ett hyresavtal inte kan ingås eller att ett redan ingått hyresavtal inte kan fortsätta.

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är uthyrning av bostäder och bilplatser, bostadsrådgivning och invånarverksamhet samt administration och utveckling i samband med detta, skötsel och utveckling av kundförhållanden, förvaltning av hyresavtal samt ansvar för hyresvärdens rättigheter och skyldigheter.

Kameraövervakningsuppgifter använder vi för att säkerställa säkerheten och rättsskyddet i Hoas kontor och fastigheter samt på deras gårdar såsom i närheten av ingångarna, avfallspunkterna och parkeringarna. Vi använder uppgifterna för utredning av brotts- och olycksfall. Vi informerar om kameraövervakningen på skyltar i de utrymmen och områden där kamerorna finns.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på avtalsförhållandet, lagstiftningens krav eller Hoas eller kundens berättigade intresse.

3) Personuppgifter som behandlas

Vi behandlar den sökandes/invånarens, dennes eventuella vårdnadshavares och medsökandes/medboendes personuppgifter samt personuppgifterna för eventuell annan betalare av garantin, annan hyresbetalare och intressebevakare som är nödvändiga för att genomföra de syften vi angett.

4) Regelrätta uppgiftskällor

Den sökandes/invånarens, dennes eventuella vårdnadshavares och medsökandes/medboendes uppgifter får vi från den sökande själv med undantag av uppgifterna för en andrahandshyresgäst som vi får av huvudhyresgästen och kredituppgifter som vi ansöker om från Suomen Asiakastieto Oy:s register. Personuppgifterna för utbytesstuderanden vid Helsingfors universitet får vi från universitetet.

5) Skydd av personuppgifter och informationssäkerhet

Personuppgifterna lagras i övervakade och bevakade utrymmen. Datakommunikationen till databaser som innehåller personuppgifter skyddas med krypterad anslutning och relevant autentisering. Databaserna och systemen som dessa använder är skyddade genom tekniska och administrativa metoder.

Användningen av personregister förutsätter alltid inloggningsuppgifter och lösenord. Åtkomsträtten definieras från fall till fall beroende på vad som är nödvändigt för uppgiften som ifrågavarande arbetstagare har vid en viss tidpunkt. Personalen har utbildats för en informationssäker behandling av uppgifterna och de har tystnadsplikt. Tredje parts organisationer som behandlar personuppgifter är förbundna vid tystnadspliktavtal dem emellan.

6) Regelrätt utlämning av registeruppgifter

Vi utlämnar inte de sökandes uppgifter. Invånarnas uppgifter utlämnar vi till Fpa, socialbyrån, läroanstalter, Svea Perintä Oy, Telia Finland Oyj, DNA Oyj, Securitas Oy, Tehomen Oy, samarbetsparter och kommuner i enlighet med fastighetsskötsel- och underhållsavtal.

7) Personuppgifternas bevaringstid

Personuppgifternas bevaringstid grundar sig på anvisningarna för arava- och räntestödsbostäderna, lagen om indrivning av fordringar och lagen om ändring av lagen om indrivning av fordringar samt bokföringslagen.

8) Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

I den händelse att personuppgifter överförs utanför EU eller EES förutsätts de personuppgiftshante-rare som tar emot data följa reglerna för personuppgiftsbehandling i EU:s allmänna dataskyddsför-ordning och tillbörliga skyddsåtgärder vidtas för att säkerställa att dataskyddet håller tillräckligt hög nivå. Den registrerade har rätt att få mer information om överföring av personuppgifter till tredje land, och om de tillbörliga skyddsåtgärder som är i användning, genom att kontakta den kontaktperson vid Hoas som nämndes i början av denna redogörelse.

9) Den registrerades rättigheter

  • Rätt att granska uppgifter som berör personen själv
  • Rätt att få rättelse och radera uppgiften samt rätt att få registeransvarige att begränsa behandlingen av de egna uppgifterna
  • Rätt att invända mot behandling
  • Rätt till dataportabilitet

Den registrerade kan använda sina rättigheter genom att framföra en personlig eller skriftlig begäran om genomförandet av rätten till Hoas. Den skriftliga begäran gällande verkställandet av rättigheterna skickas till vår kundbetjäning per e-post: privacy@hoas.fi eller per post till adressen Hoas, Privacy, PB 799, 00101 Helsingfors. För att verkställa rättigheterna krävs fastställande av identiteten och den registrerade kan ombes specificera sin begäran.

10) Rätten att lämna in klagomål hos en tillsynsmyndighet

Den sökande eller invånaren har rätt att lämna in klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (Dataombudsmannen, Bangårdsvägen 9, PB 800, 00521 Helsingfors eller tietosuoja@om.fi) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetar, ifall hen anser att hens personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpad dataskyddslagstiftning.

11) Ändringar i den här dataskyddsbeskrivningen

Den här dataskyddsbeskrivningen kan uppdateras från och till t.ex. då lagstiftningen ändras. Den här dataskyddsbeskrivningen har senast uppdaterats den 14.4.2020.

Ansök om bostad