Asukastoiminta

Asukastoiminta on asukkaiden yhteistä toimintaa. Jokainen asukastoimikunta on jäseniensä näköinen ja toiminta muotoutuu sen mukaan, mitä asukkaat toivovat ja järjestävät kiinteistön ja määrärahojen tarjoamissa puitteissa. Asukastoimikunnan tarkoituksena on lisätä yhteisöllisyyttä. Jos innostut asukastoiminnasta tai olet kiinnostunut oman kiinteistösi asukastoimintaan liittyvistä asioista, kuten tulevat tapahtumat ja kerhohuoneen varaus, kannattaa olla suoraan yhteydessä omaan asukastoimikuntaan. Yleisistä asukastoiminnan asioista voi olla yhteydessä Hoas Asukastoimintaan, asukastoiminta[at]hoas.fi kuten myös silloin, jos kiinteistöllä ei ole aktiivista asukastoimikuntaa.

Asukastoiminta perustuu lakiin yhteishallinnosta vuokrataloissa.

Asukastoimikunta valitaan vuosittaisessa asukaskokouksessa, jonka kutsuu koolle Hoas. Asukaskokoukset pidetään alkuvuodesta ja asukastoimikunnan toimikausi kestää aina seuraavaan valintakokoukseen saakka. Mikäli asukastoimikuntaa ei saada perustettua asukaskokouksessa tai asukastoimikuntaan haluaa liittyä monia uusia jäseniä, voidaan asukaskokous kutsua koolle myös muuna ajankohtana. Olet asukkaana tervetullut mukaan asukastoimintaan milloin tahansa!

Huoltoyhtiö jakaa asukaskokouksen kutsun kaikkiin huoneistoihin ja liiketiloihin sekä kiinteistön ilmoitustauluille. Kutsu lähetetään asukkaille myös sähköpostilla muutamaa päivää ennen kokousta. Usein asukaskokouksen pitäjäksi tulee Hoasin edustaja, mutta myös edellisen asukastoimikunnan jäsenillä on mahdollisuus pitää kokous Hoasin ohjeistuksen mukaisesti.

Kunkin kiinteistön asukastoimikunnan jäseneksi voi liittyä vain täysi-ikäinen asukas, jolla on voimassa oleva vuokrasopimus kyseiseen Hoas -kiinteistöön. Asukastoimikuntaan voi liittyä vain yksi henkilö per huoneisto. Toiminnassa voi olla mukana useampikin henkilö samasta huoneistosta, mutta vain yksi voi toimia virallisena jäsenenä ja olla näin asukastoimikunnan kokouksissa päätösvaltainen. Myös määräaikaisella vuokrasopimuksella asuvat voivat liittyä asukastoimikuntaan. Jos haluat liittyä asukastoimikuntaan, mutta et pääse asukaskokoukseen, voit valtuuttaa täysi-ikäisen henkilön edustamaan itseäsi asukaskokuksessa. Valtakirjalla kokoukseen osallistuva ei ole äänioikeudellinen äänestystilanteessa. Äänestystilanteessa vain paikallaoleva asukas on oikeutettu äänestämään.

Asukaskokouksessa valitaan asukastoimikunnan jäsenet ja asukastoimikunta järjestäytyy, ottaen roolit omien kiinnostuksen kohteiden ja osaamisen mukaan. Asukastoimikunnalla tulisi olla ainakin puheenjohtaja, joka toimii luottamushenkilönä asukkaiden ja Hoasin välillä. Tämän lisäksi asukastoimikunnissa on yleensä sihteeri, joka huolehtii kokouskutsuista ja pöytäkirjoista niiden puhtaaksikirjoittamisineen. Määrärahavastaava huolehtii asukastoimikunnan rahoista ja pitää kirjaa siitä, että asukastoimikunta käyttää rahoja jaon (25% virkistykseen, 25% hankintoihin, 50% asukastoimikunnan kokouksissa päätetyn mukaisesti hankintoihin ja/tai virkistykseen) mukaisesti, eikä ylitä vuosittaista budjettia. Tämän lisäksi asukastoimikunnan jäsenillä voi olla muitakin rooleja tarpeen mukaan, esimerkiksi tiedotusvastaava, avainvastaava, kerhotilavastaava tai kuntosalivastaava. Usein sama henkilö voi olla useassa roolissa, etenkin jos asukastoimikunta koostuu vain parista henkilöstä.

Jos kiinteistöllä ei ole tarpeeksi asukastoiminnasta kiinnostuneita henkilöitä, eli vähintään kahta täysi-ikäistä asukasta eri huoneistoista, asukastoimikuntaa ei voida perustaa. Jos joku täysi-ikäinen asukas on kuitenkin kiinnostunut pitämään hallussaan kerhohuoneen ja/tai kuntosalin avaimia ja lainaamaan niitä asukkaille, hän voi toimia yksin asukastoiminnan yhteyshenkilönä. Yhteyshenkilö ei kuitenkaan saa asukastoimikunnalle tarkoitettuja määrärahoja käyttöön toimintaa varten. Yhteyshenkilön tulee ilmoittaa Hoasin asukastoimikuntien nettisivuilla sekä mahdollisissa muissa kanavissa, miten häneen saa yhteyden, jotta avaimet tiloihin voi saada lainaksi. Mikäli kiinteistöllä myöhemmin ilmenee kiinnostusta asukastoimintaan, voidaan uusi asukaskokous asukastoimikunnan muodostamiseksi järjestää.

Asukastoimikunta tekee viralliset päätökset aina asukastoimikunnan kokouksessa. Asukastoimikunta pitää kokouksia oman päätöksensä mukaisen määrän toimikautensa aikana, kuitenkin joitakin kokouksia on pidettävä asukastoiminnan olemassaolon takaamiseksi ja asukastoimikunnan määrärahojen käytön mahdollistamiseksi. Lue lisää määrärahojen käytöstä täältä.

Asukastoimikunnan kokouksista tulee ilmoittaa asukkaille vähintään neljä päivää ennen kokousta kohteen ilmoitustaululla ja esimerkiksi kiinteistön mahdollisessa Facebook-ryhmässä tai omilla nettisivuilla. Kutsussa on hyvä mainita mitä asioita kokouksessa tullaan käsittelemään.

Asukastoimikunnan kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on vähintään puolet asukastoimikunnan virallisista jäsenistä. Esimerkiksi jos asukastoimikunnassa on kuusi jäsentä, on kokous päätösvaltainen, kun paikalla kokouksessa on vähintään kolme jäsentä. Asukastoimikunnan kokouksessa tulee olla aina paikalla vähintään kaksi jäsentä.

Asukastoimikunnan kokouksessa pidetään pöytäkirjaa, johon on kirjattu paikalla kokouksessa olevat henkilöt, kaikki kokouksessa tehdyt päätökset ja sen on allekirjoittanut kokouksen sihteeri ja puheenjohtaja. Etenkin hankintapäätösten selkeä kirjaaminen budjetteineen pöytäkirjaan on tärkeää, sillä myöhemmin asukastoimikunnan tilityksiä tarkastettaessa Hoasin henkilöstön on pöytäkirjalta löydettävä asukastoimikunnan päätös tilitetystä hankinnasta. Pöytäkirja on toimitettava Hoasille mahdollisimman pian kokouksen jälkeen postitse tai sähköpostin liitetiedostona. Kokouksen tarkoitus on keskustella yhteisesti tärkeiksi koetuista asioista, suunnitella yhteistoimintaa ja hankintoja sekä edistää yhteisöllisyyttä.

Päätökset kokouksissa tehdään yleisesti keskustelemalla. Mikäli yksimielisyyteen ei päästä, ratkaistaan kanta äänestyksellä, joka voi olla joko avoin tai suljettu. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Asukastoimikunnan kokoukset ovat kaikille asukkaille avoimia ja kaikki voivat osallistua keskusteluun tuoden omia ideoitaan esille. Päätöksiä tehtäessä äänioikeutettuja ovat kuitenkin vain asukastoimikunnan viralliset jäsenet. Asukastoimikunnan kokouksessa ei voida valita asukastoimikuntaan uusia virallisia jäseniä. Epäviralliset jäsenet ovat kuitenkin tervetulleita mukaan!

Mikäli asukastoimikunnan jäsen ei pääse osallistumaan asukastoimikunnan kokoukseen, voi jäsen valtuuttaa jonkun muun täysi-ikäisen henkilön osallistumaan kokoukseen puolestaan. Tällöin tulee kirjoittaa valtakirja, josta löytyy valtuutetun ja valtuuttajan henkilötiedot (koko nimi ja syntymäaika tai henkilöturvatunnus loppuosineen), valtuuttajan osoitetiedot, tieto siitä mitä valtuutus tarkalleen koskee, sekä tämän lisäksi valtakirjan voimassaoloaika, päiväys, paikka ja valtuuttajan allekirjoitus. Valtakirja toimitetaan Hoasille pöytäkirjan liitteenä.

Sen lisäksi, että allekirjoitettu pöytäkirja asukastoimikunnan kokouksen jälkeen toimitetaan Hoas asukastoimintaan sähköpostilla tai kirjepostilla, on pöytäkirja hyvä myös arkistoida asukastoimikunnan omaan käyttöön. Pöytäkirjoja voidaan säilyttää esimerkiksi kansiossa kerhohuoneella, jossa niihin on myös muiden talon asukkaiden mahdollista tutustua. Tällä tavoin asukastoimintaa tehdään tutuksi ja läpinäkyväksi kiinteistön muille asukkaille.