Skip to content
Etusivu Tietosuoja Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittely

Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittely

1) Rekisterinpitäjä

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01

Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi

2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste

Hoasin (jäljempänä “Säätiö”) hallitus on hyväksynyt lähipiiriohjeen, jonka avulla Säätiössä varmistetaan lähipiiritoimia koskevan sääntelyn noudattaminen. Ohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt.

Ohje sekä lähipiiriin kuuluvien henkilöiden tietojen käsittely, perustuvat Säätiötä velvoittavaan säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan ohjeistukseen sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan Säätiön hyvä hallinto -ohjeistukseen.

3) Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot

Säätiön lähipiiriin kuuluvat (“lähipiiriin kuuluvat henkilöt”):

  1. Säätiön perustaja ja säätiössä määräysvaltaa käyttävä ihminen, yhteisö ja säätiö sekä näiden tai säätiön tytäryhteisö ja -säätiö;
  2. Säätiön ja 1 kohdassa tarkoitetun yhteisön ja säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, vastuunalainen yhtiömies ja tilintarkastaja;
  3. Säätiön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen;
  4. 1 – 3 kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen;
  5. 1 – 4 kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö.

4) Säännönmukaiset tietolähteet

Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötiedot saamme lähipiiriin kuuluvalta henkilöltä (kohdan 3 lähipiiriin kuuluvat henkilöt 1 – 3) itseltään ja hänen perheenjäseniensä henkilötiedot em. selvityksen antajalta lähipiirikyselyn yhteydessä.

Hankintojen osalta (arvo > 30 000 € alv. 0) teemme lähipiiriselvityksen, jota varten saamme tiedot toimittajan päättävässä asemassa ja todellisina edunsaajina olevista henkilöistä Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tieto-kannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.

6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus

Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, ellei tietojen luovuttamisesta ole nimenomaisesti säädetty tai elleivät viranomaiset sitä nimenomaisesti edellytä.

7) Henkilötietojen säilytysajat

Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden tiedot säilytämme vähintään säätiölaissa ja kirjanpitolainsäädännössä edellytetyn toimintakertomuksen säilytysajan, kymmenen (10) vuotta kunkin tilikauden päättymisestä.

8) Rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
  • Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä

Rekisteröity voi käyttää alla mainittuja oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.

9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Lähipiiriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tee asuntohakemus