Toimitilavuokralaisten henkilötietojen käsittely

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01

Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi

Sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme toimitilojen vuokralaisen edustajaa tai yhteyshenkilöä koskevat tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi johtaa siihen, ettemme vuokranantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena vuokrasopimusta ei välttämättä voida solmia tai jo solmittua vuokrasopimusta ei voida jatkaa.

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on toimitilojen ja autopaikkojen vuokraaminen sekä niihin liittyvän toiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, vuokrasopimusten hallinta sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.

Henkilötietoja käsitellään Hoasia velvoittavien lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi tai rekisteröidyn yksiselitteisen suostumuksen perusteella. Jos vuokralainen on yksityishenkilö, on henkilötietojen käsittelyperuste Hoasin ja vuokralaisen välillä solmittu sopimus. Jos vuokralainen on oikeushenkilö, perustuu vuokralaisen edustajan tai yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely tämän edustaman organisaation ja Hoasin väliseen sopimukseen, asiakassuhteeseen tai Hoasin oikeutettuun etuun.

Käsittelemme vuokralaisen edustajan, hänen mahdollisen huoltajansa ja jälleenvuokralaisensa henkilötietoja sekä mahdollisten muun vakuuden maksajan, muun vuokranmaksajan ja edunvalvojan henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Hoasin verkkosivuilla osoitteessa Hoas.fi käytetään evästeitä. Hoas ja sen käyttämät palveluntarjoajat keräävät Hoas.fi-sivuston käytöstä metatietoja, eli verkkosivuston käytöstä havainnoituja ja johdettuja tietoja. Nämä metatiedot eivät sisällä henkilöä yksilöiviä tietoja, eikä Hoas milloinkaan pyri tunnistamaan yksittäistä Hoas.fi-sivustolla kävijää näiden metatietojen avulla.

Asiakkaan, hänen mahdollisen huoltajansa ja jälleenvuokralaisensa tiedot saamme asiakkaalta itseltään. Luottotiedot, yrityksen vastuuhenkilön, osakkaan, tosiasiallisen edunsaajan, päättäjän ja oikeutetun nimenkirjoittajan sekä tilintarkastajan henkilötiedot sekä vastuuhenkilösidokset haemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvonta-alueelle kameran ollessa toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tieto-kannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.

Svea Perintä Oy:lle luovutamme säännönmukaisesti tietoja niistä vuokralaisista, joiden velkojen perintä annetaan toimeksiantona heille (velallisen henkilötiedot ja tältä perittävät velat).

Kulloinkin voimassa olevien kiinteistön huolto- ja ylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille luovutamme tiedot vuokralaisista (nimi-, osoite- ja yhteistiedot) huoneistoissa suoritettavia korjaustoimenpiteitä varten.

Kameravalvonnan tietoja emme luovuta muulloin kuin silloin, kun poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa kirjallisesti vaatii kameravalvonnan yksilöityä tietoa haltuunsa.

Muita henkilötietoja emme luovuta eteenpäin.

Vuokralaisen edustajan tiedot säilytetään rekisterissä sopimussuhteen loppuun saakka, minkä jälkeen ne siirtyvät historiatietoihin. Historiatiedot säilytetään kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet on puolin ja toisin suoritettu. Vakuutta ja vuokranmaksua koskevat tiedot säilytetään rekisterissä kymmenen vuotta Irtisanomisilmoitus arkistoidaan järjestelmään ja säilytetään kuusi vuotta.

Säilytysajan jälkeen asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti.

Kameravalvonnan tietoja säilytetään vuoden, ellei mahdollisen oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellytä pidempää säilytysaikaa.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.