Asunnon hakijoiden ja asukkaiden henkilötietojen käsittely Hoasilla
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme asunnonhakijoilta ja asukkailtamme tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa siihen, ettemme vuokranantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena vuokrasopimusta ei voida solmia tai jo solmittua vuokrasopimusta ei voida jatkaa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat asuntojen ja autopaikkojen vuokraaminen, asumisneuvonta ja asukastoiminta sekä niihin liittyvän toiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, vuokrasopimusten hallinta sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
Kameravalvontatietoja käytämme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Hoasin toimistossa ja kiinteistöissä sekä niiden pihapiirissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja parkkipaikoilla. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, lainsäädännön vaatimuksiin tai Hoasin tai asiakkaan oikeutettuun etuun.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme hakijan/asukkaan, hänen mahdollisen huoltajansa, kanssahakijansa/asujiensa henkilötietoja sekä mahdollisten muun vakuusmaksun maksajan, muun vuokranmaksajan ja edunvalvojan henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan/asukkaan, hänen mahdollisen huoltajansa, kanssahakijansa/-asujansa tiedot saamme hakijalta itseltään lukuun ottamatta jälleenvuokralaisen tietoja, jotka saamme päävuokralaiselta ja luottotietoja, jotka haemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Helsingin yliopiston vaihto-opiskelijoiden henkilötietoja saamme yliopistoilta.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Hakijoiden tietoja emme luovuta eteenpäin. Asukkaiden tietoja luovutamme Kelalle, sosiaalitoimistoon, oppilaitoksiin, Svea Perintä Oy:lle, Securitas Oy:lle, teleoperaattoreille, pysäköintihalleja ylläpitäville yhtiöille sekä kiinteistönhuolto- ja kiinteistönylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille ja kunnille.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietojen säilytysajat perustuvat arava- ja korkotukiasuntoja koskevaan ohjeistukseen, lakiin saatavien perinnästä ja lakiin saatavien perinnästä annetun lain muuttamisesta sekä kirjanpitolakiin.
8) Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
Oikeus vastustaa käsittelyä
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöään.
9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Hakijalla tai asukkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10) Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.9.2023.