Työnhakijoiden ja Hoasin henkilöstön henkilötietojen käsittely

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas), Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01

Yhteyshenkilö
Sanna Siitonen, sanna.siitonen[at]hoas.fi

Työsuhteen syntymisen ja sen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme työnhakijoiltamme ja työntekijöiltämme tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa siihen, ettemme työnantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena työsopimusta ei voida solmia tai jo solmittua työsopimusta ei voida jatkaa.

Saatamme tallentaa asiakaspalvelunumeroihimme ja asiakaspalvelunumeroistamme soitettuja puheluja ja muiden asiakaspalvelukanaviemme viestejä. Tallenteita voidaan käyttää asiakastapahtumien varmentamiseen, asiakaspalvelun laadunvarmistukseen, palveluiden kehittämiseen sekä koulutustarkoituksiin.

Kameravalvontatietoja käytämme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Hoasin toimistossa ja kiinteistöissä sekä niiden pihapiirissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja parkkipaikoilla. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.

Henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen tai sopimuksen solmimista edellyttäviin toimiin, Hoasia velvoittaviin lainsäädännön vaatimuksiin, rekisteröidyn antamaan suostumukseen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä Hoasin tai työntekijän oikeutettuun etuun.

Käsittelemme työnhakijoiden tunnistetietoja, yhteystietoja, työkokemus-, koulutus- ja kielitaitotietoja sekä hakemuksien liitetietoja ja luottotietoja. Lisäksi käsittelemme muita rekrytointiprosessissa kertyviä tietoja, kuten haastattelijoiden muistiinpanot ja Hoasin ja työnhakijan välistä viestintää koskevat tiedot.

Käsittelemme työntekijöiden tunnistetietoja, yhteystietoja, koulutustietoja sekä työsuhdetta ja palkkaa, palkanmaksua ja luontoisetuja koskevia tietoja, luottotietoja, poissaoloja ja työterveyshuoltoa koskevia tietoja sekä työaikaseurantaan ja vuosilomakirjanpitoon liittyviä tietoja sekä henkilön työtehtäviin, niiden hoitamiseen ja työssä kehittymiseen liittyviä tietoja. Käsittelemme lisäksi työntekijöiden lähiomaisten tietoja, ay-liittoon/osastoon liittyviä tietoja (henkilöt, joiden jäsenmaksu pidätetään palkasta) ja eläkesuhdetta koskevia tietoja, työntekijöiden kuvia sekä tietoja erityisruokavalioista ja ruoka-aineallergioista.

Työnhakijan henkilötiedot saamme työnhakijalta itseltään ja hänen suostumuksellaan hänen nimeämiltään suosittelijoilta.

Työntekijän tiedot saamme häneltä itseltään. Työsuhdetta koskevat tiedot tulevat työnantajalta. Lisäksi tietoja kerätään hyväksytyistä muista lähteistä, kuten viranomaisilta, esimerkiksi verottajalta (verokorttien suorasiirto) ja ulosottoviranomaiselta.

Asiakaspalvelunumeroihimme soitetut ja asiakaspalvelunumeroistamme soitettavat puhelinkeskustelut tallentuvat automaattisesti.

Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvontaa-alueelle kameran ollessa toiminnassa.

Henkilötietoja säilytämme valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin on suojattu yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Olemme rajanneet pääsyn työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietoihin nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Olemme saaneet koulutusta henkilötietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja toimimme salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.

Työnhakijoiden tietoja emme luovuteta eteenpäin.

Työntekijöiden tietoja luovutamme veroviranomaisille, eläke- ja muille vakuutusyhtiöille sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Työntekijöiden henkilötietoja luovutamme myös työterveyslääkäripalvelujen tuottajalle ja hammaslääkäripalvelujen tuottajalle sekä teleoperaattoreille ja Aimo Park Finland Oy:lle. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lainsäädännön mukaisesti.

Työhakemukset säilytetään rekrytointijärjestelmässä 365 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai hakemuksen viimeisestä päivityksestä, ellei työnhakija itse poista hakemustaan aiemmin. Tietoja voidaan käsitellä rekrytointijärjestelmässä tätä kauemmin, mikäli rekisteröity on valittu Hoasille työntekijäksi.

Työntekijöiden henkilötietoja säilytysajat perustuvat työsuhteita koskevaan lainsäädäntöön, tietosuojalainsäädäntöön ja kirjanpitolakiin, jolloin enimmäissäilytysaika on 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietoja vastaanottavilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojan riittävä taso varmistetaan asianmukaisin suojatoimin. Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen siirroista kolmansiin valtioihin sekä käytössä olevista asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa mainittuun Hoasin yhteyshenkilöön.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.

Työnhakijalla ja työntekijällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi, tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Edellä mainittuja tietoja voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, muutoksista ei ilmoiteta rekisteröidyille henkilökohtaisesti. Tietoja on viimeksi päivitetty 20.3.2025.