Kumppanien henkilötietojen käsittely
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Sanna Siitonen, sanna.siitonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Edellytyksenä kumppaneiden toiminnalle Hoasin kiinteistöillä on, että saamme kumppaneiltamme näiden työntekijöitä ja/tai muita edustajia koskevat tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietoja tarvitsemme sopimussuhteiden hallinnoinnin tarkoituksiin sekä mahdollistaaksemme kumppaneiden edustajien tai työntekijöiden näille osoitettujen tehtävien, kuten kiinteistöjen ja asuntojen rakennuttamisen, ylläpidon ja turvallisuuden varmistamisen, toteuttamisen.
Saatamme tallentaa asiakaspalvelunumeroihimme ja asiakaspalvelunumeroistamme soitettuja pu-heluja ja muiden asiakaspalvelukanaviemme viestejä (kuten sähköpostiviestit). Tallenteita voidaan käyttää asiakastapahtumien varmentamiseen, asiakaspalvelun laadunvarmistukseen, palveluiden kehittämiseen sekä koulutustarkoituksiin.
Kameravalvontatietoja käytämme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Hoasin toimis-tossa ja kiinteistöissä sekä niiden pihapiirissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopis-teissä ja parkkipaikoilla. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.
Henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin ja kumppanin väliseen sopimussuhteeseen tai Hoasin oikeutettuun etuun. Käsittelyperuste voi olla myös kumppanin tai kolmannen tahon, kuten muun kumppanimme oikeutettu etu, taikka Hoasia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme kumppaniemme työntekijöiden tai muiden edustajien henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja voivat olla etunimi ja sukunimi, titteli, henkilötunnus tai syntymäaika, työnantajan henkilökortin numero, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työnantaja sekä lähiesimiehen nimi ja puhelinnumero.
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Kumppaneiden työntekijöiden henkilötiedot saamme henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajaltaan.
Asiakaspalvelunumeroihimme soitetut ja asiakaspalvelunumeroistamme soitettavat puhelinkeskustelut tallentuvat automaattisesti.
Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvonta-alueelle kameran ollessa toiminnassa. Hoasin tietojärjestelmien käyttöä koskevat tiedot saamme henkilöltä itseltään tämän käyttäessä tietojärjestelmiä.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahdenväliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Securitas Oy:lle luovutamme säännönmukaisesti tiedot avainhuoneita käyttävistä yrityksistä ja niiden työntekijöistä. Muita henkilötietoja emme luovuta eteenpäin, ellei tietojen luovuttamisesta ole nimenomaisesti säädetty tai elleivät viranomaiset sitä nimenomaisesti edellytä.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme kumppaneidemme työntekijöiden henkilötiedot enintään kaksi vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen, minkä jälkeen ne siirretään historiatietoihin. Säilytysaikojen jälkeen asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti.
Puhelutallenteita ja kameravalvonnan tietoja säilytetään enintään vuoden ajan, ellei mahdollisen oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellytä pidempää säilytysaikaa.
8) Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietoja vastaanottavilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojan riittävä taso varmistetaan asianmukaisin suojatoimin.
9) Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
- Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.
10) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Kumppanin työntekijällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi, tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11) Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Edellä mainittuja tietoja voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, muutoksista ei ilmoiteta rekisteröidyille henkilökohtai-sesti. Tietoja on viimeksi päivitetty 20.3.2025.