Asunnon hakijoiden ja asukkaiden henkilötietojen käsittely Hoasilla

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01

Yhteyshenkilö
Sanna Siitonen, sanna.siitonen[at]hoas.fi

Sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme asunnonhakijoilta ja asukkailtamme tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa siihen, ettemme vuokranantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena vuokrasopimusta ei voida solmia tai jo solmittua vuokrasopimusta ei voida jatkaa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat asuntojen ja autopaikkojen vuokraaminen, asumisneuvonta ja asukastoiminta sekä niihin liittyvän toiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, vuokrasopimusten hallinta sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.

Saatamme tallentaa asiakaspalvelunumeroihimme ja asiakaspalvelunumeroistamme soitettuja puheluja ja muiden asiakaspalvelukanaviemme viestejä. Tallenteita voidaan käyttää asiakastapahtumien varmentamiseen, asiakaspalvelun laadunvarmistukseen, palveluiden kehittämiseen sekä koulutustarkoituksiin.

Kameravalvontatietoja käytämme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Hoasin toimistossa ja kiinteistöissä sekä niiden pihapiirissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja parkkipaikoilla. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, lainsäädännön vaatimuksiin tai Hoasin tai asiakkaan oikeutettuun etuun.

Käsittelemme hakijan/asukkaan, hänen mahdollisen huoltajansa, kanssahakijansa/asujiensa henkilötietoja sekä mahdollisten muun vakuusmaksun maksajan, muun vuokranmaksajan ja edunvalvojan henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Hoasin verkkosivuilla osoitteessa Hoas.fi käytetään evästeitä. Hoas ja sen käyttämät palveluntarjoajat keräävät Hoas.fi-sivuston käytöstä metatietoja, eli verkkosivuston käytöstä havainnoituja ja johdettuja tietoja. Nämä metatiedot eivät sisällä henkilöä yksilöiviä tietoja, eikä Hoas milloinkaan pyri tunnistamaan yksittäistä Hoas.fi-sivustolla kävijää näiden metatietojen avulla.

Hakijan/asukkaan, hänen mahdollisen huoltajansa, kanssahakijansa/-asujansa tiedot saamme hakijalta itseltään lukuun ottamatta jälleenvuokralaisen tietoja, jotka saamme päävuokralaiselta ja luottotietoja, jotka haemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Helsingin yliopiston vaihto-opiskelijoiden henkilötietoja saamme yliopistoilta.

Asiakaspalvelunumeroihimme soitetut ja asiakaspalvelunumeroistamme soitettavat puhelinkeskustelut tallentuvat automaattisesti.

Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvontaa-alueelle kameran ollessa toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.

Hakijoiden tietoja emme luovuta eteenpäin. Asukkaiden tietoja luovutamme Kelalle, sosiaalitoimistoon, oppilaitoksiin, Svea Perintä Oy:lle, Securitas Oy:lle, teleoperaattoreille, pysäköintihalleja ylläpitäville yhtiöille, Aimo Park Finland Oy:lle sekä kiinteistönhuolto- ja kiinteistönylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille ja kunnille. Lisäksi voimme luovuttaa tietoja eteenpäin, jos tietojen luovuttamisesta on nimenomaisesti säädetty tai viranomaiset sitä nimenomaisesti edellyttävät.

Henkilötietojen säilytysajat perustuvat arava- ja korkotukiasuntoja koskevaan ohjeistukseen, lakiin saatavien perinnästä ja lakiin saatavien perinnästä annetun lain muuttamisesta sekä kirjanpitolakiin ja tietosuojalainsäädäntöön.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietoja vastaanottavilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojan riittävä taso varmistetaan asianmukaisin suojatoimin.

Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot

Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä

Oikeus vastustaa käsittelyä

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöään.

Hakijalla tai asukkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi, tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Edellä mainittuja tietoja voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, muutoksista ei ilmoiteta rekisteröidyille henkilökohtaisesti. Tietoja on viimeksi päivitetty 20.3.2025.