Behandling av personuppgifter i Hoas Matchie-tjänsten

Helsingforsregionens studentbostadsstiftelse sr (fortsättningsvis Hoas)
FO-nummer 0116514-9
Norra Järnvägsgatan 29, 00100 Helsingfors
PB 799, 00101 Helsingfors
Tel. (09) 5499 01

Kontaktperson
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i Hoas Matchie är att sammanföra två eller flera bostadssökande i Hoas bostadssökningsprocess till samma lägenhet genom att generera en gemensam Hoas Matchie-kod för sökandena.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller Hoas berättigade intresse.

I Hoas Matchie behandlas följande uppgifter om kunden: förnamn och efternamn; kön, bild, födelsedatum, språk, uppgifter om husdjur; uppgifter om rökning; studieplats och -ort; nuvarande bostadsort; e-postadress, fritt formulerad presentation av användaren; önskemål gällande bostaden; karaktärsdrag och vanor; önskemål gällande rumskamraten; och sökkriterier.

Personuppgifter samlas in direkt från den registrerade när denne använder tjänsten eller från en tredje part (Facebook). I samband med registrering utlämnar Facebook vissa uppgifter om dig som du angett i Facebook (namn och bild) samt viss teknisk information. Dessutom samlas uppgifter från användaren själv när denne använder tjänsten.

Uppgifterna angivna i tjänsten lagras i Microsoft Azure innanför EU. Datakommunikationen till databaser som innehåller personuppgifter skyddas genom kryptering och nödvändig autentisering. Databaserna och systemen som använder dem är skyddade med tekniska och administrativa medel. I tjänstens rapportering har uppgifterna pseudonymiserats. Tillgången till användarnas uppgifter är begränsad till experter från tredje parter som utför applikationsutveckling och som utvecklar och underhåller tjänsten. Hoas personal har inte tillgång till dessa uppgifter. Logguppgifter och metadata som samlas i servern används endast för att utreda tekniska problem i tjänsten och vid eventuell missbruksutredning av myndigheterna

Av uppgifterna i tjänsten är det endast kompiskoden som överförs till Hoas register över sökande och hyresgäster. Användningen av personregistret på Hoas kräver alltid ett användarnamn och lösenord. Behörigheten bestäms från fall till fall enligt vad som vid ett visst tillfälle är nödvändigt för den ifrågavarande arbetaren att utföra sitt arbete. Personalen har utbildats att behandla uppgifterna på ett säkert sätt och de arbetar under tystnadsplikt. Tredjepartsorganisationer som bedöms som registerbehandlare är bundna till ett ömsesidigt sekretessavtal.

Personuppgifterna i Hoas Matchie utlämnas inte till tredje parter, och personuppgifter används inte för marknadsföring.

En registrerad användares personuppgifter lagras i ett år efter senaste inloggningen. En registrerad person kan, om så önskas, radera sina egna uppgifter direkt genom att logga in på tjänsten och radera det egna användarkontot.

En registrerad användare kan själv kontrollera sina personuppgifter genom att logga in på tjänsten. Användaren kan avbryta användningen av tjänsten. Användaren kan när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter och radera sitt användarkonto helt från tjänsten. Om uppgifterna inte uppdateras och tjänsten är oanvänd i mer än ett år, raderas användarens konto och alla uppgifter permanent.

Den registrerade kan dessutom ha rätt att i vissa situationer invända mot användningen av sina personuppgifter. Rätten att invända tillämpas i alla situationer där behandlingen av personuppgifterna grundar sig på Hoas berättigade intressen, och Hoas är skyldiga att uppfylla den registrerades krav, såvida det inte finns tvingande skäl som väger tyngre än registrerades intressen, rättigheter eller friheter; eller om behandlingen sker för fastställande, utövande; eller försvar av rättsliga anspråk. Dessutom har den registrerade i vissa fall rätt att få Hoas att begränsa behandling av sina personuppgifter.

Användaren har rätt att få de personuppgifter som hen gett till Hoas i en maskinläsbar form, och hen har rätt att överföra uppgifterna till en annan registeransvarig utan hinder av Hoas.

Sökanden eller hyresgästen har rätt att lämna in ett klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (Dataombudsmannen, Bangårdsvägen 9, PB 800, 00521 Helsingfors eller tietosuoja@om.fi) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerades bostadsort eller arbetsplats ligger, om hen anser att personuppgifterna inte har behandlats i enlighet med den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.

Den här dataskyddsbeskrivningen kan uppdateras från och till t.ex. då lagstiftningen ändras. Den här dataskyddsbeskrivningen har senast uppdaterats den 20.11.2019.