Anslag och redovisningar

Anslag avser det belopp som per kalenderår ska göras tillgängligt för boendekommittén. Kommittén kan använda anslaget för fritidsverksamhet och anskaffningar. Anskaffningar som görs med anslaget ska anges i protokollet från boendekommitténs möte. För att boendekommitténs medlem som gjorde anskaffningarna ska få tillbaka pengarna måste hen fylla i ett redovisningsformulär enligt instruktionerna.

25 % av anslagen bör användas för rekreation och 25 % för anskaffningar. Återstående 50 % kan fritt användas av boendekommittén antingen för rekreation, anskaffningar eller båda, beroende på beslut som fattas vid boendekommitténs möten.

Anslagen utdelas varje kalenderår på nytt och anslag som blivit över från det föregående året kan inte längre överföras till följande år. Alla anslag behöver inte användas under kalenderåret. Tilläggsbudget kan anhållas två gånger om året. Instruktioner skickas till boendekommittéerna när ansökan blir aktuell.

Anskaffningsbesluten måste finnas i mötesprotokollet. Redovisningsformuläret måste fyllas i enligt instruktionerna och originalkvitton bifogas. Läs anvisningarna för att fylla i protokollet och redovisningsformuläret här

Med anslagen som är ämnade för anskaffning kan boendekommittén införskaffa saker för alla hyresgästers bruk. Boendekommittén har administrationsrätt över anskaffningarna, medan Hoas har äganderättigheten. Följaktligen har boendekommittéerna inte befogenhet att sälja varor eller utrustning utan Hoas tillstånd och instruktioner.

Boendekommittén kan med hjälp av rekreationsanslagen organisera olika evenemang eller talko för hyresgästerna. Fler idéer för att organisera evenemang kan erhållas och delas i Hoas boendeverksamhets Facebook-grupp.

Storleken på anslag hittar du här (på engelska).

Redovisningen görs alltid genom att noggrant fylla i redovisningsformuläret som tillsammans med originalkvitton skickas till Hoas. Mottagarens personuppgifter och kontoinformation ska anges på formuläret. Kom ihåg att ta en kopia av kvittot. Vid ett nät- eller fakturerat köp ska man, förutom en eventuell faktura, också lämna in kvittot för nätbetalningen.

Vid redovisning för kostnader för evenemang eller utflykter ska man komma ihåg att förse Hoas med ett redovisningsformulär, kvitton och protokollbeslut samt en lista över deltagarna. Listan över deltagare används för att verifiera att kostnaderna för evenemanget är korrekta.

Redovisningarna skickas till Hoas antingen via e-post, med post eller genom att lämna in dem till Hoas servicecenter under dess öppettider. För produkter som har köpts från stenfotsbutiker ska originalkvitton lämnas in. Kuvert och frimärken som krävs för utskick kan betalas från boendekommitténs anslag om så beslutas i boendekommitténs protokoll.

Postadressen för redovisningar är asukastoiminta[at]hoas.fi eller Hoas Asukastoiminta, PB 799, 00101 Helsingfors

Betalningar görs till finländska och europeiska konton. Redovisningar görs inte till destinationer utanför Europa.

Med hjälp av en betalningsförbindelse behöver boendekommitténs medlem inte själv betala för köpet, utan företaget skickar fakturan direkt till Hoas och pengarna debiteras från boendekommitténs anslag. För en betalningsförbindelse ska kostnaden för ett enskilt köp eller en tjänst vara minst 200 euro. Betalningsförbindelser beviljas inte för inköp av livsmedel eller dryck.

Informationen relaterad till anskaffningen som görs med betalningsförbindelse måste finnas i boendekommitténs mötesprotokoll. Då man ber om en betalningsförbindelse ska man ange att man av affären har försäkrat sig om att Hoas betalningsförbindelse duger som betalningsmedel. Den ansvariga personen som anges i protokollet ska be om betalningsförbindelsen via e-post från adressen asukastoiminta[at]hoas.fi. E-postmeddelandet måste innehålla information om anskaffningen eller tjänsten och dess pris samt den ansvariga personens kontaktinformation.