Boendeverksamhet

Boendeverksamheten är husets hyresgästers gemensamma verksamhet. Varje boendekommitté avspeglar sina medlemmar och verksamheten organiseras enligt vad hyresgästerna önskar och organiserar i enlighet med budgeten och vad fastigheten möjliggör. Syftet med boendekommittén är att öka gemenskapsandan. Om du är intresserad av boendeverksamheten, ber vi dig vänligen kontakta din egen fastighets boendekommitté. Angående ärenden som gäller den egna boendekommittén, såsom till exempel kommande evenemang och bokandet av klubbrummet, lönar det sig att vara i direkt kontakt till den egna boendekommittén. Angående allmänna ärenden som gäller boendekommittéer kan man kontakta Hoas Boendeverksamhet asukastoiminta[at]hoas.fi, såsom också om fastigheten inte har en aktiv boendekommitté.

Boendeverksamheten baserar sig på lagen om samförvaltning i hyreshus.

Boendekommittén väljs vid ett årligt hyresgästmöte som sammankallas av Hoas. Hyresgästmöten hålls i början av året och boendekommitténs mandatperiod varar till följande valmöte. Om boendekommittén inte kan upprättas vid hyresgästmötet eller om många nya medlemmar vill gå med i boendekommittén kan hyresgästmötet också sammankallas vid en annan tidpunkt. Som hyresgäst är du välkommen att när som helst delta i boendeverksamheten!

Serviceföretaget distribuerar inbjudan till hyresgästmötet till alla bostäder och affärslokaler samt till fastighetens anslagstavlor. Inbjudan skickas också till hyresgästerna per e-post några dagar före mötet. Det är ofta en Hoas-representant som håller hyresgästmötet, men tidigare boendekommittéers medlemmar har också möjlighet att hålla mötet i enlighet med Hoas instruktioner.

Medlemskap i boendekommittén är endast möjligt för en myndig hyresgäst med ett giltigt hyresavtal för ifrågavarande Hoas-fastighet. Endast en hyresgäst per bostad kan gå med i boendekommittén. Mer än en hyresgäst från samma bostad kan vara involverad i verksamheten, men endast en kan agera officiell medlem och därmed ha beslutanderätt vid boendekommitténs möten. En hyresgäst med ett tidsbegränsat hyresavtal kan också gå med i boendekommittén. Om du vill gå med i boendekommittén men inte har möjlighet att delta i hyresgästmötet kan du bemyndiga en myndig hyresgäst att representera dig på hyresgästmötet. En hyresgäst som deltar i ett möte genom fullmakt har inte rösträtt i en omröstningssituation. Vid en omröstning är det bara en närvarande hyresgäst som har rätt att rösta.

Hyresgästmötet väljer medlemmar till boendekommittén och boendekommittén organiseras och tar på sig roller efter egna intressen och expertis. Boendekommittén bör åtminstone ha en ordförande som fungerar som förtroendeperson mellan hyresgästerna och Hoas. Utöver detta har boendekommittéerna vanligtvis en sekreterare som tar hand om inbjudningarna och mötenas protokoll och utskrifter. Anslagsansvarig tar hand om boendekommitténs medel och registrerar att boendekommittén spenderar medlen enligt den överenskomna fördelningen (25 % för rekreation, 25 % för anskaffningar, 50 % för anskaffningar och/eller rekreation enligt beslut som fattats på boendekommitténs möten), och inte överstiger den årliga budgeten. Utöver detta kan medlemmarna i boendekommittén enligt behov inneha andra roller, såsom informationsansvarig, nyckelansvarig, klubbrumsansvarig eller gymansvarig. Ofta kan samma person inneha flera roller, särskilt om boendekommittén endast består av några få personer.

Om fastigheten inte har tillräckligt många personer som är intresserade av boendeverksamhet, dvs minst två vuxna hyresgäster från olika bostäder, kan en boendekommitté inte grundas. Ifall en myndig hyresgäst ändå är intresserad av att ha ansvar för klubbrumsnyckeln och/eller gymmets nycklar och låna ut dessa till de övriga hyresgästerna så kan hyresgästen fungera som boendeverksamhetens kontaktperson. Kontaktpersonen erhåller dock inga anslag för boendekommitténs verksamhet. Kontaktpersonen ska på Hoas boendekommittés webbplats och i andra kanaler ange hur man kontaktar hen för att låna nycklarna till lokalerna. Om fastighetens hyresgäster i ett senare skede blir intresserade av boendeverksamhet kan ett nytt hyresgästmöte hållas för att grunda en boendekommitté.

Boendekommittén fattar alltid sina officiella beslut vid boendekommitténs möte. Boendekommittén ska hålla ett antal möten efter eget gottfinnande under sin mandatperiod, men vissa möten ska hållas för att säkerställa förekomsten av boendeverksamhet och för att möjliggöra användningen av boendekommitténs anslag. Läs mer om användningen av anslag här.

Hyresgästerna meddelas om boendekommitténs möten senast fyra dagar före mötet på objektets anslagstavla och till exempel i fastighetens möjliga Facebook-grupp eller på den egna webbplatsen. Det är bra att i inbjudan nämna vilka frågor man kommer att diskuteras vid mötet.

Boendekommittén har beslutanderätt när minst hälften av boendekommitténs officiella medlemmar är närvarande. Om boendekommittén till exempel har sex medlemmar, har mötet beslutanderätt när minst tre medlemmar är närvarande vid mötet. Minst två medlemmar måste alltid vara närvarande vid boendekommitténs möte.

Vid boendekommitténs möte ska man föra protokoll där de personer som är närvarande vid mötet och alla beslut som fattas vid mötet antecknas och undertecknas av mötets sekreterare och ordförande. Det är i synnerhet viktigt att tydligt registrera anskaffningsbeslut och budgetar i protokollet, för att Hoas personal senare vid inspektionen av boendekommitténs redovisning kan hitta boendekommitténs beslut om den redovisade anskaffningen. Protokollet ska skickas till Hoas så snart som möjligt efter mötet per post eller som en bilaga till ett e-postmeddelande. Syftet med mötet är att tillsammans diskutera frågor som anses viktiga, att planera samarbete och anskaffningar och att främja gemenskapsandan.

Mötesbesluten fattas genom allmän diskussion. Om inget samförstånd uppnås ska ståndpunkten avgöras genom en omröstning som antingen kan vara öppen eller stängd. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Boendekommitténs möten är öppna för alla hyresgäster och alla kan delta i diskussionen genom att presentera sina egna idéer. Boendekommitténs officiella medlemmar är de enda som har rösträtt när beslutet fattas. Nya officiella medlemmar till boendekommittén kan inte väljas vid boendekommitténs möte. Men inofficiella medlemmar är välkomna med i verksamheten!

Om en medlem i boendekommittén inte kan delta i boendekommitténs möte, kan medlemmen befullmäktiga en annan hyresgäst att delta i mötet på hens vägnar. Du ska i så fall skriva en fullmakt som innehåller fullmaktsgivarens och den befullmäktigades personuppgifter (fullständigt namn och födelsenummer eller personbeteckning med slutdel), fullmaktsgivarens adressuppgifter, vad fullmakten specifikt innehåller, hur länge fullmakten är i kraft, datum, plats och fullmaktsgivarens underskrift. Fullmakten skickas till Hoas som bilaga till protokollet.

Förutom att det undertecknade protokollet efter boendekommitténs möte ska skickas till Hoas boendeverksamhet via e-post eller brev, är det också en bra idé att arkivera protokollet för hyresgästernas eget bruk. Protokoll kan till exempel arkiveras i en pärm i klubbrummet, där de också kan läsas av husets övriga hyresgäster. På detta sätt görs boendeverksamheten bekant och transparent även för fastighetens övriga hyresgäster.