Määräraha tarkoittaa asukastoimikunnan käyttöön varattua kalenterivuotta kohden annettavaa rahasummaa. Toimikunta voi käyttää määrärahaa virkistystoimintaan ja hankintoihin. Määrärahalla tehdyistä hankinnoista tulee ilmoittaa asukastoimikunnan kokouksen pöytäkirjassa. Jotta hankinnat tehnyt asukastoimikuntalainen voi saada rahansa takaisin, hänen täytyy täyttää tilityslomake annettujen ohjeiden mukaan.
Määrärahoista 25 % tulee käyttää virkistykseen ja 25 % hankintoihin. Lopun 50 % voi asukastoimikunta käyttää vapaasti joko virkistykseen, hankintoihin tai molempiin asukastoimikunnan kokouksissa tehtyjen päätösten mukaan.
Määrärahat jaetaan joka kalenterivuosi uudelleen, eikä edelliseltä vuodelta mahdollisesti jääneitä määrärahoja voida siirtää seuraavalle vuodelle. Kaikkia määrärahoja ei kalenterivuoden aikana ole pakko käyttää. Lisäbudjettia voi hakea kaksi kertaa vuodessa. Ohjeet lähetetään asukastoimikunnille, kun haku on ajankohtainen.
Hankintapäätökset tulee löytyä kokouspöytäkirjasta. Tilityslomake tulee olla ohjeiden mukaan täytetty ja alkuperäiset kuitit tulee liittää mukaan. Lue ohjeet pöytäkirjan ja tilityslomakkeen täyttämiseen täällä
Hankintamäärärahoilla asukastoimikuntalaiset voivat hankkia kaikkien asukkaiden yhteiskäyttöön tarkoitettuja tarpeellisia tavaroita. Asukastoimikunnalla on hankkimiinsa tavaroihin hallintaoikeus, Hoasilla puolestaan omistusoikeus. Näin ollen asukastoimikunnilla ei ole valtuuksia myydä tavaroita tai laitteita ilman Hoasin lupaa ja ohjeistusta.
Virkistysmäärärahoilla asukastoimikuntalaiset voivat järjestää erilaisia tapahtumia tai talkoita asukkaille. Lisää ideoita tapahtumien järjestämiseen voi saada ja jakaa Hoas asukastoiminta/Hoas tenant activity Facebook-ryhmässä.
Tilitys tapahtuu aina täyttämällä tarkasti tilityslomake, joka toimitetaan Hoasille alkuperäisten kuittien kanssa. Lomakkeelle tulee kirjata hyvityksen saajan henkilötiedot ja tilitiedot. Muista ottaa kopio kuitista. Mikäli kyseessä on verkossa tai laskulla tehty ostos, on mahdollisen laskun lisäksi toimitettava myös kuitti verkkopankissa tehdystä maksusta.
Tapahtumien tai retkien kustannuksia tilitettäessä tulee muistaa toimittaa Hoasille tilityslomake, kuittien ja pöytäkirjapäätöksen lisäksi myös tapahtuman osallistujalista. Osallistujalistan avulla todennetaan tapahtumaan liittyvien kustannusten oikeellisuus.
Tilitykset toimitetaan Hoasille joko sähköpostitse, postitse tai tuomalla Hoasin palvelukeskukseen sen aukioloaikoina. Kivijalkakaupasta ostetuista tuotteista tulee toimittaa alkuperäiset kauppakuitit. Postittamiseen tarvittavat kirjekuoret ja postimerkit voidaan kustantaa asukastoimikunnan määrärahoista asukastoimikunnan kokouspöytäkirjalla niin päättäessä.
Postiosoite tilityksiä varten on asukastoiminta[at]hoas.fi tai Hoas Asukastoiminta, PL 799, 00101 Helsinki
Maksuja suoritetaan suomalaisille ja eurooppalaisille tileille. Tilityksiä ei tehdä Euroopan ulkopuolelle.
Maksusitoumuksen kanssa asukastoimikunnan jäsenen ei tarvitse maksaa hankintaa itse, vaan yritys lähettää laskun suoraan Hoasille ja raha veloitetaan asukastoimikunnan määrärahoista. Maksusitoumuksen myöntämiseksi yksittäisen hankinnan tai palvelun tulee olla vähintään 200 euroa. Maksusitoumusta ei voida hakea elintarvikkeiden eikä juomien ostoon.
Maksusitoumuksen mukaiseen hankintaan liittyvät tiedot tulee löytyä asukastoimikunnan kokouspöytäkirjasta. Maksusitoumusta pyydettäessä on ilmoitettava, että liikkeestä on varmistettu Hoasin maksusitoumuksen käyvän heille. Pöytäkirjassa nimetyn vastuuhenkilön tulee pyytää maksusitoumusta sähköpostitse osoitteesta asukastoiminta[at]hoas.fi. Sähköpostissa tulee olla tiedot hankinnasta tai palvelusta ja sen hinnasta, sekä vastuuhenkilön yhteystiedot.